Sarana Arsip Kota Serang Belum Optimal, Pembinaan Dilakukan Berkala

Serang,- Sarana dan prasarana penunjang yang dimiliki oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Serang untuk mengelola Arsip Statis yang berasal dari setiap OPD dinilai belum optimal. Akibatnya, pengelolaan kearsipan harus dilakukan berkala.

 

Kepala DPK Kota Serang Wahyu Nurjamil Mengungkapkan, bentuk pengelolaan arsip yang bersifat statis dari setiap OPD biasanya disimpan di DPK. Namun karena sarana dan prasarananya tidak mencukupi, Pembinaan pun dilakukan Secara berkala.

 

“Arsip yang sifatnya dinamis dikelola dimasing-masing OPD, kita hanya melakukan pembinaan. Untuk yang bersifat Statis pengelolaannya ada di kita, tetapi terkendala Sarpras. Oleh karenanya baru 10 OPD yang kita lakukan pembinaan juga pengawasan di tahun ini,” katanya usia menghadiri rapat koordinasi bidang kearsipan di salah satu hotel di Kota Serang, Selasa (03/03/20).

 

Wahyu mengatakan, pihaknya harus memastikan jumlah arsip statis yang akan disimpan di ruang Kearsipan agar dapat tertampunng. Untuk itu, pihaknya baru dapat melakukan pembinaan terhadap 10 OPD saja.

 

“10 OPD Tersebut diantaranya BKPSDM, Bappeda, Setwan, Setda, BPKAD, Dindik, Perkim. Untuk pembinaan untuk 10 OPD. Untuk OPD lain bertahap, di 2020 ini 10 OPD, tahun selanjutnya 10 juga teruus sampai nanti seluruh OPD selesai. Jangan sampaai kita menggebu-gebu tapi sarprasnya tidak cukup,” jelasnya.

 

Wahyu mengaku, meskipun saat ini terkendala oleh Sarpras penunjng, pihaknya akan terus berkomitmen agar penilaiaan untuk kearsipan di kota serang terus meningngkat. “Penilaian saat ini cukup. ditahun sebelumnya buruk. Meningkat satu level dari sebelumnya. Mudah-mudahan di tahun depan bisa meningkat menjadi baik,” imbuhnya.

 

Wahyu mengungkapkan, untuk meujudkan tata kelola pemerintahan uang baik, pemerintah kota serang juga harua melalukan perbaikan terhadap tata kelola kearsipan yang ada agar arah pembangunan kota serang dapat terpetakan.

 

“Karena arsip berfungsi sbagai perencanaan, sebagai bukti hukum, rekam jejak dari kegiatan-kegiatan OPD. Kalau itu semua telah terekam, itu dapat mendorong pemetaan pemerintahan di kota serang,” tandasnya.

 

Sementara itu, Walikota Serang Syafrudin mengungkapkan, dari semenjak kota Serang terlahir, tata kelola kearaipan di Pemkot Serang terutama di OPD belum ada penataan yang baik. “Saya mengapresiasi pada kepala dinas perpustakaan dan kearsipan kota Serang untuk upaya penataan kearsipan ini,” imbuhnya.

 

Lebih lanjut Syafrudin menekankan agar para kepala OPD dapat menjalankan 6 point yang telah disepakati pada kesempatan tersebu diantaranya, OPD menyiapkan ruang penyimpanan arsip, OPD wajib mengangkat tenaga honorer lepas atau THR untuk operator pengelolaan arsip, OPD menganggarkan di DPA untuk kode rekening kegiatan kearsipan, OPD wajib menyerahkan arsip statis telah habis masa retensi nya kelembagaan kearsipan atau dinas perpustakaan dan kearsipan, OPD wajib membuat tim pemusnah arsip dan terakhir OPD wajib melaksanakan pemusnahan arsip yang indektif yang habis masa retensi nya.

 

“Jadi enam poin ini yang harus dilaksanakan setiap OPD termasuk penganggaran operator kearsipan yang mudah-mudahan di perubahan nanti bisa ditindaklanjuti,” tandasnya. (Arr)